Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und — soweit in dieser Erklärung beschrieben — in der Lichio-Anwendung ist:

Thees Hengstermann
Geschäftsbezeichnung: Lichio
Otto-Lilienthal-Str. 11A
26316 Varel
Telefon: +49 151 51903854
E-Mail: datenschutz@lichio.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir derzeit nicht bestellt; nach unserer dokumentierten Prüfung liegen die gesetzlichen Voraussetzungen (§ 38 BDSG, Art. 37 DSGVO) gegenwärtig nicht vor. Wir überprüfen diese Einschätzung regelmäßig, insbesondere mit wachsender Zahl angebundener Einrichtungen. Ansprechstelle für alle Datenschutzanliegen ist die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Hosting und Server-Logs

Diese Website und die Lichio-Anwendung werden bei Scalingo SAS (13 rue Jacques Peirotes, 67000 Straßburg, Frankreich) gehostet. Sowohl die Anwendung als auch die Datenbank (siehe Abschnitt 3) laufen ausschließlich in der Region Paris (osc-secnum-fr1). Scalingo ist HDS-zertifiziert (Hébergeur de Données de Santé — Zertifizierung nach französischem Gesundheitsrecht für das Hosting von Gesundheitsdaten) und nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Die zugrunde liegende Infrastruktur betreibt 3DS Outscale SAS (Frankreich), die von der französischen Cybersicherheitsbehörde ANSSI nach SecNumCloud qualifiziert ist. Scalingo verarbeitet als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag IP-Adressen und Aufrufe zur Auslieferung der Anwendung. Mit Scalingo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO einschließlich eines gesonderten Vertrags über das Hosting von Gesundheitsdaten (HDS).

Beim Aufruf der Seite werden in Server-Logs technische Daten verarbeitet (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, User-Agent, aufgerufene URL). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb). Logs werden nach maximal 30 Tagen gelöscht.

3. Datenbank und Datensicherung

Die Daten der Lichio-Anwendung — insbesondere Stammdaten der Einrichtungen, Gäste, Mitarbeitenden, Belegungs- und Anwesenheitsdaten — werden in einer PostgreSQL-Datenbank gespeichert, die als Add-on bei Scalingo SAS betrieben wird. Die Datenbank-Instanz liegt ausschließlich in der Region Paris (osc-secnum-fr1) beim HDS-zertifizierten Anbieter Scalingo. Daten sind sowohl beim Transport (TLS) als auch im gespeicherten Zustand verschlüsselt. Verschlüsselte Backups werden vom Anbieter automatisiert in derselben Region erstellt.

In der Anwendung gelöschte Datensätze werden für ein Wiederherstellungsfenster von 7 Tagen gesperrt (Schutz vor versehentlichem Löschen) und anschließend durch einen täglichen automatisierten Löschlauf endgültig entfernt; aus Backups verschwinden sie mit deren turnusmäßiger Überschreibung.

4. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung von Lichio ist ein Nutzerkonto erforderlich. Wir verarbeiten dabei: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich gehasht gespeichert), optional ein Profilbild, Zeitstempel der Registrierung sowie Anmeldezeiten. Aktivierst du die freiwillige Zwei-Faktor-Authentisierung, speichern wir zusätzlich ein verschlüsselt hinterlegtes TOTP-Geheimnis und die zugehörigen Backup-Codes. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

Die Authentifizierung erfolgt mit einer Open-Source-Bibliothek, die vollständig in unserer eigenen Infrastruktur läuft; es findet keine Übermittlung an Login-Dienste Dritter statt. Sitzungen enden spätestens nach 8 Stunden und werden nur bei Aktivität verlängert. Für den Versand von Verifizierungs- und Hinweis-Mails setzen wir den Auftragsverarbeiter Brevo ein (siehe Abschnitt 5).

Zur Absicherung deines Kontos erkennen wir wieder, von welchen Geräten du dich anmeldest: Bei jeder Anmeldung speichern wir einen aus dem Browser-Kennzeichen (User-Agent) gebildeten Prüfwert, die zuletzt verwendete IP-Adresse und den Zeitpunkt. Meldest du dich erstmals von einem uns noch unbekannten Gerät an, senden wir dir eine Hinweis-E-Mail, damit du unberechtigte Zugriffe bemerkst. Eine Übersicht deiner bekannten Geräte findest du in den Kontoeinstellungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit deines Kontos).

Wirst du von deiner Einrichtung zu Lichio eingeladen, erhalten wir deinen Namen und deine E-Mail-Adresse von der einladenden Einrichtung (Information gemäß Art. 14 DSGVO). Diese Daten verwenden wir ausschließlich, um die Einladung zuzustellen und dein Konto anzulegen. Offene Einladungen verfallen nach 7 Tagen; verfallene oder widerrufene Einladungen werden 7 Tage danach automatisch gelöscht.

Dein Konto kannst du jederzeit selbst in den Kontoeinstellungen löschen. Die Löschung wird zunächst für ein Wiederherstellungsfenster von 7 Tagen vorgemerkt (Schutz vor versehentlichem Löschen, siehe Abschnitt 3); in dieser Zeit kannst du sie selbst wieder abbrechen. Danach werden deine Kontodaten — sowie Einrichtungen, deren alleiniger Inhaber du bist — durch den täglichen Löschlauf endgültig entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. E-Mail-Versand

Für transaktionale E-Mails (z. B. Verifizierungs-, Passwort-Zurücksetzungs-, Einladungs- und Hinweis-Mails sowie die Anmelde-Codes für das Angehörigenportal) nutzen wir Brevo, einen Dienst der Sendinblue SAS, 17 rue Salneuve, 75017 Paris, Frankreich. Übermittelt werden E-Mail-Adresse, Name und der Inhalt der jeweiligen Nachricht — zu keinem Zeitpunkt Gäste-, Gesundheits- oder Pflegedaten. Mit Brevo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO; die Speicherung der Daten erfolgt innerhalb der Europäischen Union. Für Support-, Wartungs- und Netzbetriebsleistungen setzt Brevo nach seinem AVV einzelne, dort benannte Unterauftragsverarbeiter auch in Drittländern (insbesondere USA) ein; diese Zugriffe sind über EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und — soweit einschlägig — den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) abgesichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), da diese Mails für die Bereitstellung des Nutzerkontos erforderlich sind.

6. Support und Kontakt

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst (z. B. an hallo@ oder datenschutz@lichio.de), verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen und den Inhalt deiner Nachricht zur Bearbeitung der Anfrage. Unsere Postfächer betreibt mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH, Schwedter Straße 8/9A, 10119 Berlin); die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland. Mit Heinlein Hosting besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO einschließlich einer Geheimhaltungsverpflichtung nach § 203 StGB — wichtig für den Fall, dass Support-Anfragen Angaben über Pflegegäste enthalten.

Kontakt- und Demo-Formular. Über das Formular unter lichio.de/demo kannst du eine Demo oder ein Angebot anfragen. Dabei verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten: Name, Name der Einrichtung, E-Mail-Adresse, dein Anliegen sowie optional Telefonnummer und Nachricht. Die Angaben werden uns per E-Mail über den in Abschnitt 5 beschriebenen Auftragsverarbeiter Brevo zugestellt und nicht dauerhaft in der Lichio-Datenbank gespeichert; zur Missbrauchsabwehr wird die IP-Adresse des Absenders kurzzeitig für eine Zugriffsbegrenzung (Rate-Limiting) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf deine Anfrage).

Rechtsgrundlage für sonstige Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit deine Anfrage ein Vertragsverhältnis betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung). Anfragen löschen wir, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. für Geschäftsbriefe) entgegenstehen.

7. Zahlungsabwicklung

Zahlungen und Abrechnung von Abonnements wickeln wir über Stripe Payments Europe Ltd., One Wilton Park, Wilton Place, Dublin 2, D02 FX04, Irland, ab. Vertragspartner für den Zahlungsvorgang ist damit eine in der EU ansässige Stripe-Gesellschaft. Beim Abschluss eines Abonnements werden Name der Einrichtung bzw. des Trägers, Rechnungs-E-Mail-Adresse und Rechnungsanschrift an Stripe übermittelt — zu keinem Zeitpunkt jedoch Gäste-, Gesundheits- oder Pflegedaten. Die Datenschutzerklärung von Stripe findest du unter stripe.com/de/privacy.

Wir selbst verarbeiten keine Kreditkartennummern oder Bankdaten. Lichio erhält von Stripe lediglich Informationen über den Abo-Status, die Kunden-ID und den nächsten Abrechnungstermin. Im Rahmen der Zahlungsabwicklung kann Stripe Daten an die Muttergesellschaft Stripe, LLC (USA) übermitteln; diese Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Stripe ist dort aktiv zertifiziert) sowie ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Für einzelne Zwecke — etwa Betrugsprävention und die Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten — ist Stripe selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Rechtsgrundlage der Übermittlung an Stripe ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

8. Daten in der Lichio-Anwendung (Auftragsverarbeitung)

Für die in der Anwendung von deiner Einrichtung erfassten Daten — insbesondere Stammdaten von Gästen, Pflegegrade, Diagnosen und Allergien, Anwesenheiten, Tagesberichte, Angehörige, Fahrdienstdaten und ggf. SEPA-Mandate — ist die Einrichtung der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) einschließlich der Anlagen zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen und den Unterauftragsverarbeitern steht jeder Einrichtung direkt in der Anwendung (Einstellungen → AVV) zur Ansicht und als PDF zur Verfügung. Fragen dazu beantworten wir unter datenschutz@lichio.de.

Optional stellt deine Einrichtung berechtigten Angehörigen ein Angehörigenportal bereit, über das sie ausgewählte Tagesinformationen zu ihrem Angehörigen einsehen können. Die Anmeldung erfolgt passwortlos über einen Einmal-Code an die von der Einrichtung hinterlegte E-Mail-Adresse; wir legen dafür ein Konto der angehörigen Person an und verarbeiten deren E-Mail-Adresse und Anmeldezeiten. Ob und für wen der Zugang freigeschaltet wird, entscheidet die Einrichtung als Verantwortliche und dokumentiert die hierfür erforderliche Einwilligung; für die im Portal angezeigten Gäste-Daten gilt Abschnitt 8 (Auftragsverarbeitung).

Bist du Gast einer Tagespflege oder Angehörige bzw. Angehöriger und möchtest deine Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung) zu diesen Daten ausüben, wende dich bitte direkt an deine Einrichtung — sie ist datenschutzrechtlich verantwortlich. Wir unterstützen die Einrichtung bei der Beantwortung.

9. Demo-Umgebung

Unter demo.lichio.de betreiben wir eine öffentlich zugängliche Demo-Umgebung. Sie enthält ausschließlich erfundene Beispieldaten und wird täglich automatisch zurückgesetzt; dabei werden auch alle von Besucherinnen und Besuchern eingegebenen Inhalte gelöscht. Bitte gib in der Demo keine echten personenbezogenen Daten ein. Für den Besuch der Demo gelten die Abschnitte 2 (Server-Logs) und 11 (Cookies) entsprechend; die Web-Analyse nach Abschnitt 10 ist in der Demo-Umgebung deaktiviert.

10. Web-Analyse und Nutzungsstatistiken

Für unsere öffentlichen Seiten (z. B. Startseite, Preise) nutzen wir den datenschutzfreundlichen Analysedienst Plausible Analytics der Plausible Insights OÜ (Västriku tn 2, 50403 Tartu, Estland) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Plausible arbeitet ohne Cookies, ohne dauerhafte Kennungen und ohne seitenübergreifendes Tracking. Beim Aufruf einer öffentlichen Seite werden die aufgerufene URL, die Verweisquelle (Referrer), Browsertyp, Betriebssystem, Gerätekategorie und das ungefähre Herkunftsland verarbeitet. Die IP-Adresse wird dabei nur flüchtig verwendet, um das Herkunftsland zu bestimmen und Aufrufe innerhalb eines Tages zusammenzufassen; sie wird nicht gespeichert. Gespeichert werden ausschließlich aggregierte Statistiken ohne Personenbezug, ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union.

Der Anmeldebereich und die Lichio-Anwendung selbst sind von der Web-Analyse ausgenommen — gemessen werden nur die öffentlichen Seiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Reichweitenmessung unserer Website). Du kannst der Messung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO, siehe Abschnitt 14) oder sie für deinen Browser abschalten, indem du den Local-Storage-Eintrag plausible_ignore mit dem Wert true anlegst (siehe Abschnitt 11).

Innerhalb der Lichio-Anwendung erheben wir eigene Nutzungsstatistiken ohne Beteiligung von Drittanbietern: Beim Auslösen zentraler Funktionen (z. B. „Gast angelegt“, „Dienstplan veröffentlicht“) speichern wir serverseitig die ausgelöste Funktion, die Einrichtung, die Rolle des auslösenden Kontos (z. B. Pflegedienstleitung) und Zählwerte — bewusst ohne Bezug zu deinem Nutzerkonto, sodass sich daraus kein Verhalten einzelner Personen ablesen lässt. Gäste-, Gesundheits- oder Pflegedaten sind nie Bestandteil dieser Statistiken. Die Einträge verbleiben in unserer Datenbank (Abschnitt 3) und verlieren mit der endgültigen Löschung einer Einrichtung ihren Einrichtungsbezug. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung und bedarfsgerechten Weiterentwicklung des Produkts).

11. Cookies und lokale Speicherung

Lichio verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichertechniken (Local Storage im Browser); sie werden jeweils erst durch eine von dir gewünschte Funktion gesetzt:

• Session-Cookie — hält deine Anmeldung aufrecht; wird beim Login gesetzt und endet mit der Abmeldung, spätestens nach 8 Stunden.
• Sprach-Cookie (PARAGLIDE_LOCALE) — speichert deine gewählte Sprache; wird nur gesetzt, wenn du die Sprache aktiv umstellst, enthält ausschließlich das Sprachkürzel (z. B. „de“) und läuft nach längstens 400 Tagen ab.
• Anzeige-Einstellungen (Local Storage, z. B. gaesteDensity) — merken sich die von dir gewählte Tabellen-Darstellung (Zeilendichte); werden nur gesetzt, wenn du die Darstellung umstellst, verbleiben ausschließlich lokal in deinem Browser und werden nicht an uns übertragen.
• Analyse-Opt-out (Local Storage, plausible_ignore) — wird von uns nie gesetzt, sondern nur gelesen: Legst du diesen Eintrag selbst mit dem Wert true an, unterbleibt die Web-Analyse nach Abschnitt 10 für deinen Browser dauerhaft.

Diese Cookies und lokalen Speichereinträge sind für die jeweils von dir angeforderte Funktion unbedingt erforderlich; die Speicherung ist daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig, ein Cookie-Banner ist nicht erforderlich. Es findet kein seitenübergreifendes Tracking und keine Einbindung von Werbe-Netzwerken oder Drittinhalten statt; zur cookielosen Reichweitenmessung der öffentlichen Seiten siehe Abschnitt 10.

12. Drittlandsübermittlung

Bei der Verarbeitung von Gesundheits- und Pflegedaten findet eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU nicht statt. Anwendung, Datenbank und Support-Postfach laufen ausschließlich bei Anbietern in der Europäischen Union und werden ausschließlich in EU-Regionen gespeichert; im Betrieb von Anwendung und Datenbank setzen wir bewusst keine US-kontrollierten Anbieter ein, um den Zugriff auf Gesundheits- und Pflegedaten nach dem US-CLOUD-Act auszuschließen.

Drittlandsbezüge bestehen nur an zwei Stellen — beide ohne Gäste-, Gesundheits- oder Pflegedaten: bei der Zahlungsabwicklung (siehe Abschnitt 7), wo Stripe, LLC (USA) Abrechnungsdaten der Einrichtung erhalten kann, und beim E-Mail-Versand (siehe Abschnitt 5), wo Brevo für Support, Wartung und Netzbetrieb einzelne Unterauftragsverarbeiter in Drittländern einsetzt. Beide Übermittlungen stützen sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der maßgeblichen Standardvertragsklauseln stellen wir auf Anfrage an datenschutz@lichio.de bereit; der Zertifizierungsstatus ist im DPF-Register unter dataprivacyframework.gov einsehbar.

13. Speicherdauer

• Server-Logs: maximal 30 Tage.
• Kontodaten: bis zur Löschung des Kontos bzw. bis zum Ende des Vertrags mit deiner Einrichtung (zzgl. des 7-tägigen Wiederherstellungsfensters, siehe Abschnitt 3).
• Daten der Einrichtungen in der Anwendung: gemäß AVV — Rückgabe und/oder Löschung spätestens 30 Tage nach Vertragsende.
• Einladungen: offene Einladungen verfallen nach 7 Tagen; verfallene oder widerrufene Einladungen werden 7 Tage danach automatisch gelöscht.
• Nutzungsstatistiken (Abschnitt 10): bis zur endgültigen Löschung der Einrichtung; danach verbleiben nur Einträge ohne Einrichtungsbezug (Rolle und Zählwerte).
• Rechnungs- und Buchungsunterlagen: 8 Jahre; Bücher und Aufzeichnungen, soweit wir sie zu führen haben: 10 Jahre; Geschäftsbriefe: 6 Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG).
• Support-Anfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung, danach Löschung, soweit keine der vorgenannten Aufbewahrungspflichten greift.

14. Deine Rechte

Du hast gegenüber uns jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Geltendmachung deiner Rechte genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@lichio.de. Betrifft dein Anliegen Daten, die deine Einrichtung in der Anwendung über dich oder über Pflegegäste führt, leiten wir es an die verantwortliche Einrichtung weiter (siehe Abschnitt 8).

15. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DSGVO) — etwa bei der Behörde deines Aufenthaltsorts oder der für unseren Sitz zuständigen Behörde:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Telefon: 0511 120-4500 — lfd.niedersachsen.de.

16. Technische und organisatorische Maßnahmen

Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt (TLS 1.2 oder höher, in der Regel TLS 1.3). Daten werden beim HDS- und ISO/IEC-27001:2022-zertifizierten Anbieter Scalingo in der Region Paris (osc-secnum-fr1) verschlüsselt gespeichert; die zugrunde liegende Infrastruktur von 3DS Outscale ist SecNumCloud-qualifiziert. Passwörter werden ausschließlich gehasht abgelegt. Zugriff auf die produktive Datenbank haben ausschließlich befugte Personen über persönliche Zugangsdaten.

Daten unterschiedlicher Einrichtungen werden strikt voneinander getrennt: Jeder Datenzugriff wird auf Anwendungsebene zwingend auf die jeweilige Einrichtung eingeschränkt, und zusätzlich erzwingen Row-Level-Security-Richtlinien auf Datenbankebene dieselbe Trennung als zweite, unabhängige Schutzschicht. Die Mandantentrennung wird bei jeder Änderung der Software durch automatisierte Tests überprüft. Alle schreibenden Zugriffe auf personenbezogene Daten werden in einem revisionsfähigen Audit-Protokoll festgehalten, das die Einrichtung in der Anwendung einsehen kann.

17. Weitere Hinweise

Pflicht zur Bereitstellung: Für den bloßen Besuch dieser Website besteht keine Pflicht, personenbezogene Daten bereitzustellen. Für die Anlage eines Nutzerkontos und den Abschluss eines Abonnements sind die in den Abschnitten 4 und 7 genannten Angaben erforderlich; ohne sie können wir den Vertrag nicht erfüllen.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Änderungen: Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; das Stand-Datum findest du am Seitenanfang.